1.     OBJETIVO

Establecer los criterios sobre el uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales en la OFB.

2.     ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de la ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales.

3.     TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Dato personal: Cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica. (Art. 3, ley 1581 de 2012, que cumpla entre otra con las siguientes Características:

a) Está referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural,

b) Permite identificar a la persona en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y otros datos.

c) Su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita.

d) Su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación (Superintendencia de Industria y Comercio, concepto 13-33980-1-0).

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Información Pública Reservada: Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la Ciudadanía por daños a intereses Públicos.

Habeas Data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Sujeto Obligado: Es toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las ramas del poder público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

4.     NORMATIVIDAD – REQUISITOS

“Ver normograma en el proceso de Planificación y Direccionamiento estratégico; proceso de Atención al Ciudadano y proceso de Fomento y Desarrollo”.

5.     DEFINICIÓN DE LA POLÍTICA

5.1  PRINCIPIOS

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, la ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales:

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.

• Principio de finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que realice LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en   consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.

• Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.  Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento. 

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

Con relación a este principio, la Corte Constitucional ha determinado que “se encuentra prohibida toda conducta tendiente al cruce de datos entre las diferentes bases de información. Excepto cuando exista una autorización legal expresa, es decir, lo que la jurisprudencia ha denominado el principio de Individualidad del dato. Como consecuencia de lo anterior, queda prohibido generar efectos Jurídicos adversos frente a los titulares, con base únicamente en la información contenida en una base de datos. (Sentencia C-748 de 2011)

Así los datos personales, salvo la información Pública, no podrá estar disponible en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y su conocimiento sea restringido a los titulares o terceros autorizados por la Ley.

• Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por la ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que en la OFB, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la Ley 1581 de 2012 de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

5.2  DEFINICIÓN DE LA POLÍTICA

“LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB en los términos dispuestos en la Ley generó un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de datos personales a través de la página www.ofb.gov.co donde podrán encontrar la presente Política de Tratamiento de Datos, el formato de autorización y reclamación por parte de los titulares y a través del correo electrónico “info@ofb.gov.co”.

5.3  FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

El tratamiento de Datos Persona de la OFB, estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de la Orquesta como Entidad Distrital del sector cultura cuyo propósito central es “a través de la música sinfónica tocamos el alma de la gente, buscando construir mejores ciudadanos al compartir y enseñar nuestra música”.

Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

  • El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  • El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  • El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
  • El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
  • El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos: que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes; y que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. La ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes.

5.4  DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

• Conocer los Datos Personales sobre los cuales LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB para el tratamiento de sus Datos Personales.

• Ser informado por la ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales.

• Solicitar a la ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con la política establecida por la Entidad. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y la ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

• Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

5.5  DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES

En el Tratamiento de los Datos Personales, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

5.6  EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

• Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de la ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ;

• Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad;

• Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;

• Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

5.7  DEBERES DE LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

La Orquesta Filarmónica de Bogotá, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

• Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada;

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente;

• Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley;

• Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular;

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

• Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio;

• La Orquesta hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre datos personales.

5.8  CASOS EN LOS QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

• Datos de naturaleza pública;

• Casos de urgencia médica o sanitaria;

• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

5.9  PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

• A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales;

• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

• A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

5.10 PERSONA O ÁREA RESPONSABLE

La Dirección General, la Oficina Asesora de Planeación y Tecnología, La Oficina Asesora de Relacionamiento y Comunicaciones, La Dirección de Formación Musical y Fomento y la Dirección Filarmónica, tienen a su cargo la labor de dar cumplimiento de esta política al interior de la Entidad. Para el efecto, todos los colaboradores que realizan el tratamiento de datos personales en los diferentes procesos de la ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ, están obligados a reportar estas bases de datos al área mencionada, de todas las consultas, reclamos y peticiones que reciban por parte de los titulares de datos personales.

La Oficina Asesora de Relacionamiento y Comunicaciones, a través de Atención al Ciudadano, estará atenta a resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación, supresión de datos personales y revocar la autorización, a través del correo electrónico: info@ofb.gov.co.

  • IMPLEMENTACIÓN. GESTIÓN DE LAS BASES DE DATOS EN LA OFB

6.1  REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB, aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado.

6.2  BASES DE DATOS PARA LA OFB

LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB, ha definido sus bases de datos de acuerdo con las características del público que atiende, los cuales son:

  1. Público atendido a través de Atención al Ciudadano
  2. Público asistente a las actividades culturales de la OFB
  3. Funcionarios
  4. Contratistas
  5. Padres de familia
  6. Niños, niñas y jóvenes que participan en los proyectos de la OFB
  7. Proveedores.
  8. Pensionados.

Cada base de datos se registra de forma independiente en el sistema de información y tiene establecida claramente su finalidad.

6.3  RECOLECCION DE LA INFORMACIÓN

LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB, recopilará la información de la siguiente manera:

• A los titulares nuevos: En la medida en que ingresan al Sistema de Información de Formación Musical de la OFB, público que realice contacto con la OFB a través de cualquier medio o público asistente a conciertos que diligencie encuestas de satisfacción, se les solicitará el diligenciamiento de la autorización.

• A los titulares antiguos: Se le enviará a la dirección de correo electrónico que aparece en la base de datos, el formato de autorización.

6.4  USO DE LOS DATOS PERSONALES

El uso que la ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB, le dará a la información que suministra el titular, será únicamente para los fines descritos a continuación:

• Informativos: Para dar a conocer los temas relacionados con la Programación de conciertos y el calendario de Formación Musical.

• Publicitarios: Para promocionar las actividades culturales que desarrolle la OFB.

• Comerciales: Para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones contractuales existentes con los grupos de interés.

• Educativos: Para orientar a la Entidad en los aspectos necesarios para el cumplimiento de sus fines de Formación artística y musical.

• Formativos: Para dar a conocer los eventos académicos y publicaciones.

6.5  ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

El almacenamiento de la información se realizará de manera electrónica y física

6.6  CIRCULACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La información contenida en las bases de datos solo puede ser utilizada dentro de la ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB para temas informativos, publicitarios, comerciales, educativos, formativos e investigativos, ya que está expresamente prohibido transferir información contenida en las bases de datos, a terceros no autorizados.

6.7  REVOCATORIA DE LA AUTORIZACION Y/O SUPRESION DEL DATO

Cuando el titular expresamente indique que no le interesa continuar recibiendo ninguna clase de comunicación, y que desea que no continúe con el tratamiento de sus datos, LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB, realizará la eliminación de la información que se encuentra en las bases de datos y que ha sido suministrada por el titular.  La solicitud debe realizarse por medio del formato Reclamación tratamiento de datos personales.

6.8  REPORTES

El reporte de novedades debe hacerse ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Ello está a cargo de La Sub-Dirección Administrativa y persona responsable de la protección de datos, el cual tiene como finalidad reportar las novedades de los reclamos presentados por los titulares y los incidentes de seguridad que afectan la información personal.

6.9   AUTORIZACIÓN DE TITULARES MAYORES DE EDAD

La ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por parte de la OFB tales como:

• Por escrito, diligenciando el formato Autorización para el tratamiento de datos personales dispuesto por la OBF para tal fin y que se encuentra en la página https://filarmonicabta.ofb.gov.co/

• De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.

• Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

• En ningún caso el silencio del Titular podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

• Cualquiera que sea el mecanismo utilizado, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

• A través de la suscripción de contratos.

Nota: Para los datos recolectados antes de la expedición del Decreto 1377 de 2013, se tendrá en cuenta lo establecido en el Artículo 10, Numeral 4 que indica lo siguiente:

Si en termino de treinta (30) días hábiles, contando a partir  de la implementación de cualesquiera de los mecanismos de comunicación descritos en los numerales 1,2 y 3, el titular no ha contactado  al responsable o encargado para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos del presente decreto, el responsable o encargado podrán continuar realizando el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de tratamiento de la información, puesta en conocimiento de los titulares mediante tales mecanismos, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

6.10  AUTORIZACIÓN DE TITULARES MENORES DE EDAD

Para todos los casos de tratamiento de datos personales de menores de edad, será indispensable la autorización escrita del tutor o tutores legales en los términos dispuestos en el numeral anterior. en este caso no aplica la autorización mediante conductas inequívocas del Titular, salvo que se trate de mayores de 14 años.

6.11  CONSULTAS

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de la orquesta filarmónica de Bogotá, de igual forma suministrará a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

El titular podrá solicitar información sobre sus datos personales que son objeto de tratamiento, solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, información respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales; por medio de:

• Carta dirigida a la Dirección General de la ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB ubicado en la Carrera 39 bis No. 14-46 Bogotá

• Solicitud presentada al correo electrónico info@ofb.gov.co

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.12 RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes, cuando consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante la ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo del Titular se formulará mediante el diligenciamiento del formato Reclamación tratamiento de datos personales, que está disponible en la página https://filarmonicabta.ofb.gov.co/ , y el cual debe ser firmado y presentado de forma original en la Oficina de atención al Ciudadano o al correo electrónico info@ofb.gov.co

• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, la información completa para subsanar las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Nota: El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la superintendencia de industria y comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Orquesta Filarmónica de Bogotá.

6.13 PETICIÓN DE ACTUALIZACION, CORRECCIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

La ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB, rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud a través de formato de Reclamación tratamiento de datos personales al correo electrónico indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.

6.14 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACION Y/O SUPRESION DE DATOS

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello la ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB, pondrá a disposición del Titular el correo electrónico info@ofb.gov.co. Si vencido el término legal respectivo, la institución, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

6.15 SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

La ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

La ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB, no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de la Entidad.

La Entidad exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

La ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ, con domicilio en la ciudad de Bogotá, Cundinamarca, se permite informar que de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y con la política de tratamiento de datos personales que ha establecido, con el objeto de informar a todas las personas cuyos datos personales se encuentran en nuestras bases de datos, y teniendo en cuenta la imposibilidad de solicitar autorización en forma individual, la OFB informa que hace uso del presente mecanismo de comunicación y expresa que los datos personales registrados en nuestras bases de datos (de estudiantes, padres de familia, empleados, proveedores y público en general) se han recopilado para los fines del objeto social de la OFB. El uso y manejo de estos datos se hace bajo los principios de responsabilidad y la protección de la información.

En caso de que el titular de la información requiera consultar su información o solicitar la supresión su consentimiento puede hacerlo a través del correo inf@ofb.gov.co dentro de los 30 días siguientes a la comunicación del presente aviso.  Si se decide no hacerlo, vencido el plazo se entenderá autorizado el tratamiento de sus datos personales.

Lo anterior, sin perjuicio del derecho que asiste al titular de información en cualquier tiempo de consultar, conocer, actualizar sus datos personales, o solicitar su supresión o rectificación.  Para mayor información puede consultar la Política y procedimiento para el tratamiento de datos personales de la ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB, la cual se encuentra en nuestra página web: https://filarmonicabta.ofb.gov.co/.

6.16 VIGENCIA

La presente política de tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de su aprobación. Se articularán las acciones conducentes a la protección de datos personales dentro de la ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ OFB la cual realizará revisiones periódicas de la correcta ejecución de la Política.

La versión aprobada de esta Política se publicará en la página oficial de la ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTÁ.

Es un deber de los funcionarios, contratistas, proveedores, padres de familia y colaboradores conocer esta política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.

  • SEGUIMIENTO

El seguimiento de la política se enmarca en la dimensión del MIPG “Evaluación de Resultados” se debe hacer partir de las bases de datos establecidas en la Entidad en los diferentes procesos. El seguimiento bajo la primera línea de defensa debe ser tomada como la función continua de recolectar y analizar sistemáticamente información sobre indicadores que permiten a la Entidad observar el progreso y el cumplimiento de los logros y objetivos en el cumplimiento de esta ley.

La Oficina asesora de Planeación y tecnología hará la segunda línea de defensa verificando la eficacia en el tratamiento de los datos personales a través de cada una de las bases.

Del seguimiento que haga la Oficina Asesora de Planeación y Tecnología – OAPT, se pueden identificar nuevas bases las cuales se deben definidas para su inscripción de acuerdo con el procedimiento establecido por la Super Intendencia de Industria y Comercio – SIC.

Lo resultados del seguimiento se registrarán en las herramientas de Autoevaluación establecidas dentro del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).

  • EVALUACIÓN

La evaluación está a cargo de la Oficina de Control Interno OCI, quienes en la Entidad se encargan de la tercera línea de defensa tal como lo establece el MIPG en la Dimensión 7 “Control Interno” el objetivo de esta evaluación es el de proporcionar Información  sobre la efectividad del SCI, la operación de la Primera y segunda Línea con un enfoque basado en Riesgos.

Se debe realizar una revisión a la presente política, con el fin de verificar la conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continua de los requisitos para la calidad y la mejora continua, dentro del cumplimiento de la ley.

La revisión, se debe desarrollar incluyendo las siguientes consideraciones y criterios de evaluación de  la Política  según lo establecido por la Entidad.

A continuación, se describe cada uno de los criterios de evaluación y sus requisitos básicos a cumplir y verificar:

CRITERIOSDESCRIPCIÓN
TEMPORALIDADINICIALPermite conocer la realidad de la entidad al inicio de la implementación. Busca responder a: ¿La implementación del MIPG generará un verdadero e integral cambio en la Entidad?
EVALUACIÓN DEL PROCESOEs una evaluación continua del proceso, permite la toma de decisiones sobre la marcha y posee una constante retroalimentación. Hallazgos identificados, y toma acciones. Busca responder a: ¿Se muestra reacción objetiva y con soporte suficiente para la corrección sobre las desviaciones identificadas? ¿Se procura prevenir que se vuelvan a presentar? ¿Se toman las acciones necesarias? ¿Se toman decisiones para la mejora?
FINALSe lleva cabo una vez ha terminado el periodo estipulado. Busca responder a: ¿Qué resultados se obtuvieron en la anterior revisión? ¿Cuál ha sido la gestión sobre las acciones establecidas a partir de la anterior revisión? ¿Cuáles son los compromisos pendientes?
ACTORES EVALUADORESEXTERNOPersona/entidad externa puede realizar verificación de la ejecución de los planificado y la metodología establecida
INTERNOPersona/líder/área que puede realizar verificación de la ejecución de los planificado y la metodología establecida
OTRAS CONSIDERACIONES PARA LA EVALUACIÓNDISEÑO, CONSISTENCIA Y RESULTADOS, IMPACTO, ESTRATEGICO, DESEMPEÑO, EFECTIVIDAD. Busca responder a: ¿El diseño es pertinente para la Entidad? ¿Existe consistencia en lo establecido y ejecutado? ¿Hay impacto? ¿Qué soportes hay del impacto generado? ¿Se han tomado decisiones a partir de lo identificado en la ejecución? ¿Se ha evaluado el desempeño? ¿Cuál ha sido la calificación promedio? ¿Del desempeño regular, se han establecido planes de mejoramiento? ¿Qué tan efectivo ha sido lo implementado? ¿Existe soporte de ello? ¿Se han identificado mecanismos para permitir o aumentar la efectividad de lo desarrollado? ¿Cuáles? ¿Se tiene un plan de acción para llevarlas a cabo?

Sin embargo, control Interno evaluará la Política con los criterios que previamente haya fijado para realizar dicha evaluación con la Oficina Asesora de Planeación y Tecnología y con  Gestión Judicial.

  • CONTROL DE CAMBIOS
VersiónFecha AprobaciónNaturaleza del Cambio
025 de Julio de 2018Documento Original
127 de noviembre de 2019Se crea la implementación y el seguimiento a la política
217 de enero de 2020Actualización Logo de la Entidad
329 de noviembre de 2022Ajuste con base en los lineamientos de la función pública-cambio de responsables
Elaborado por       Carlos Rafael González Contreras Contratista Oficina Asesora de Planeación y TecnologíaAprobado por     Johhy Hernando Castro León. Jefe Oficina Asesora de Planeación y Tecnología
Fecha: 24 de noviembre de 2022Fecha: 29 de noviembre de 2022
PL-T-01-Politica-de-Tratamiento-de-Datos-Personales